Glosariusz pojęć
Narzędzie służące realizacji prawa do informacji o środowisku i jego ochronie. Zgodnie z art. 21 u.i.o.ś dane o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie zamieszcza się w publicznie dostępnych wykazach.
Informacje o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie, które zgodnie z przepisami muszą być zamieszczone w publicznie dostępnym wykazie danych.
Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.
Ocena oddziaływania na środowisko - procedura mająca na celu określenie wpływu planowanego przedsięwzięcia na środowisko.
Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska - centralny organ administracji rządowej odpowiedzialny za realizację polityki ochrony środowiska.
Regionalna dyrekcja ochrony środowiska - terenowy organ administracji rządowej odpowiedzialny za realizację polityki ochrony środowiska na poziomie regionalnym.
Jednostka samorządu terytorialnego - gmina, powiat lub województwo.
Centralny rejestr form ochrony przyrody - prowadzony przez Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska rejestr form ochrony przyrody.
Urząd wojewódzki - jednostka administracji rządowej w województwie.
Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska.
Opis procedur i procesów
Tworzenie publicznie dostępnego wykazu
Procedura tworzenia i prowadzenia publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach:
- Identyfikacja dokumentów podlegających wpisowi do PDWD zgodnie z art. 21 ust. 2 u.i.o.ś
- Utworzenie elektronicznej bazy danych zgodnej z wymogami rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 22 września 2010 r.
- Opracowanie systemu umożliwiającego wyszukiwanie informacji (funkcja wyszukiwarki)
- Udostępnienie PDWD w Biuletynie Informacji Publicznej organu administracji
- Regularne aktualizowanie danych zgodnie z nowymi dokumentami
Aktualizacja danych w wykazie
Procedura aktualizacji danych w PDWD:
- Identyfikacja nowego dokumentu zawierającego informacje o środowisku i jego ochronie
- Weryfikacja, czy dokument należy do kategorii wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś
- Utworzenie karty informacyjnej z danymi wymaganymi w rozporządzeniu (m.in. numer wpisu, nazwę dokumentu, temat dokumentu, rodzaj dokumentu, datę dokumentu)
- Wprowadzenie danych do systemu PDWD
- Zapewnienie możliwości wyszukania wprowadzonych danych przez system
Udostępnianie dokumentów na wniosek
Procedura udostępniania dokumentów, których dane znajdują się w PDWD:
- Przyjęcie wniosku o udostępnienie informacji o środowisku i jego ochronie
- Weryfikacja, czy wnioskowana informacja dotyczy dokumentu, którego dane są w PDWD
- Sprawdzenie, czy nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji
- Przygotowanie informacji w formie zgodnej z wnioskiem
- Udostępnienie informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia otrzymania wniosku
Wykaz wymagań prawnych
Konstytucja RP
Podstawowe wymagania prawne dotyczące dostępu do informacji o środowisku:
- Art. 74 ust. 3 Konstytucji RP stanowi, że każdy ma prawo do informacji o stanie i ochronie środowiska
Konwencja z Aarhus
Wymagania dotyczące dostępu do informacji o środowisku:
- Zapewnienie dostępu do informacji dotyczących środowiska
- Gwarancja udziału społeczeństwa w podejmowaniu decyzji dotyczących środowiska
- Zapewnienie dostępu do sprawiedliwości w sprawach dotyczących środowiska
Dyrektywa 2003/4/WE
Wymagania wynikające z dyrektywy w sprawie publicznego dostępu do informacji dotyczących środowiska:
- Zapewnienie dostępu do informacji o środowisku będących w posiadaniu organów administracji
- Aktywne i systematyczne rozpowszechnianie informacji o środowisku
- Informacje powinny być udostępniane w formie elektronicznej w miarę możliwości
Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku
Kluczowe wymagania prawne dotyczące PDWD:
- Art. 8 - organy administracji są obowiązane do udostępniania każdemu informacji o środowisku i jego ochronie
- Art. 21 - dane o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie zamieszcza się w publicznie dostępnych wykazach
- Art. 21 ust. 2 - określa 19 grup dokumentów, których dane muszą być umieszczone w PDWD
- Art. 23 - PDWD prowadzi się w formie elektronicznej, a organ administracji obowiązany jest do udostępniania PDWD w BIP
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 22 września 2010 r.
Szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia PDWD:
- Określa wzory kart informacyjnych dla poszczególnych rodzajów dokumentów
- Definiuje zawartość wpisu w PDWD (numer wpisu, nazwa dokumentu, temat dokumentu, rodzaj dokumentu, data dokumentu, data zamieszczenia w PDWD)
- Określa sposób prowadzenia PDWD, w tym wymóg zapewnienia funkcji wyszukiwania
Lista obowiązków
Obowiązki organu administracji publicznej
Główne obowiązki organów administracji w zakresie PDWD:
- Prowadzenie PDWD w formie elektronicznej dla dokumentów wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś
- Udostępnianie PDWD w Biuletynie Informacji Publicznej
- Regularne aktualizowanie PDWD o dane dotyczące nowych dokumentów
- Zapewnienie funkcji wyszukiwania informacji w PDWD
- Udostępnianie na wniosek dokumentów, których dane są zamieszczone w PDWD
Obowiązki administratora wykazu danych
Szczegółowe obowiązki administratora PDWD:
- Tworzenie kart informacyjnych zgodnych z wzorami określonymi w rozporządzeniu
- Nadawanie numerów wpisom do PDWD
- Zapewnienie poprawnej klasyfikacji dokumentów według kategorii z art. 21 ust. 2 u.i.o.ś
- Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu elektronicznego PDWD
- Monitoring aktualności danych w PDWD
- Archiwizacja danych zgodnie z przepisami
Zakres podmiotowy obowiązku prowadzenia PDWD
Podmioty zobowiązane do prowadzenia PDWD:
- Organy jednostek samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa)
- Minister właściwy do spraw środowiska
- Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska
- Regionalni dyrektorzy ochrony środowiska
- Wojewodowie
- Inne organy administracji właściwe w sprawach wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś
FAQ i najczęstsze problemy
Przepisy nie określają wprost terminu na zamieszczenie danych o dokumencie w PDWD. Jednak zgodnie z zasadą dobrej administracji oraz biorąc pod uwagę cel PDWD, dane o dokumentach powinny być zamieszczane niezwłocznie po ich wytworzeniu lub otrzymaniu przez organ administracji. Dobrą praktyką jest zamieszczanie danych o nowych dokumentach w PDWD w ciągu kilku dni roboczych.
Przepisy ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku nie określają okresu przechowywania danych w PDWD. Należy stosować ogólne zasady archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami o archiwach. W praktyce dane w PDWD powinny być dostępne tak długo, jak istnieje sama informacja o środowisku, której dotyczą. W przypadku dokumentów o charakterze historycznym, dane o nich powinny być przechowywane bezterminowo.
Tak, wzory kart informacyjnych dla poszczególnych rodzajów dokumentów określa rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 22 września 2010 r. w sprawie wzoru oraz zawartości i układu publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie. W załącznikach do rozporządzenia znajdują się wzory kart informacyjnych dla wszystkich rodzajów dokumentów wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś.
PDWD zawiera wyłącznie dane o dokumentach (metadane), a nie same dokumenty. Jest to wykaz, który informuje o istnieniu dokumentów zawierających informacje o środowisku i jego ochronie. Same dokumenty są udostępniane na wniosek zainteresowanego lub w sposób aktywny przez organ administracji. PDWD pełni funkcję informacyjną i ułatwia odnalezienie właściwych dokumentów.
W PDWD zamieszcza się dane o 19 grupach dokumentów wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś, m.in.:
- Decyzje i dokumenty dotyczące ocen oddziaływania na środowisko
- Polityki, strategie, plany lub programy dotyczące środowiska
- Prognozy oddziaływania na środowisko
- Raporty o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko
- Analizy porealizacyjne
- Dokumenty dotyczące obszarów Natura 2000
- Pozwolenia zintegrowane
- Dokumenty dotyczące form ochrony przyrody
- Koncesje na poszukiwanie złóż kopalin, wydobywanie kopalin, składowanie odpadów
- Dokumenty z zakresu gospodarki odpadami
- Mapy akustyczne i programy ochrony środowiska przed hałasem
Tak, każdy organ administracji właściwy w sprawach wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś ma obowiązek prowadzenia PDWD, niezależnie od wielkości urzędu. Dotyczy to również małych gmin. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy i nie przewiduje ona wyjątków ze względu na wielkość jednostki. Urząd gminy prowadzi PDWD dla dokumentów, które są w jego posiadaniu lub są dla niego przeznaczone, a dotyczą spraw wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś.
Dobre praktyki
Publikacja PDWD w BIP
Zalecenia dotyczące publikacji PDWD w Biuletynie Informacji Publicznej:
- Umieszczenie wyraźnego odnośnika do PDWD na stronie głównej BIP
- Zapewnienie intuicyjnej ścieżki dostępu do PDWD (np. "Informacje o środowisku" → "Publicznie dostępny wykaz danych")
- Dodanie krótkiego opisu wyjaśniającego czym jest PDWD i jakie informacje można w nim znaleźć
- Zapewnienie możliwości bezpośredniego dostępu do PDWD za pomocą stałego adresu URL
Projektowanie przyjaznego interfejsu PDWD
Zalecenia dotyczące projektowania interfejsu PDWD:
- Implementacja zaawansowanej wyszukiwarki z możliwością filtrowania według rodzaju dokumentu, daty, tematu
- Zapewnienie możliwości sortowania wyników wyszukiwania
- Projektowanie responsywnego interfejsu dostępnego na urządzeniach mobilnych
- Zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z wytycznymi WCAG
- Stosowanie czytelnych i zrozumiałych opisów pól w kartach informacyjnych
Organizacja pracy przy prowadzeniu PDWD
Dobre praktyki w zakresie organizacji pracy przy prowadzeniu PDWD:
- Wyznaczenie konkretnych osób odpowiedzialnych za prowadzenie PDWD
- Opracowanie wewnętrznych procedur aktualizacji PDWD
- Wprowadzenie systemu weryfikacji poprawności i kompletności danych wprowadzanych do PDWD
- Regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie PDWD
- Ustalenie zastępstw na czas nieobecności osób odpowiedzialnych za PDWD
Zapewnienie aktualności danych
Dobre praktyki zapewniające aktualność danych w PDWD:
- Wprowadzanie danych o nowych dokumentach do PDWD w ciągu 3-5 dni roboczych od ich wytworzenia lub otrzymania
- Cykliczna weryfikacja kompletności PDWD (np. raz na kwartał)
- Regularne sprawdzanie działania linków do dokumentów udostępnianych elektronicznie
- Aktualizacja danych w przypadku zmian w dokumentach (np. zmiana decyzji, przedłużenie ważności)
- Współpraca między wydziałami/departamentami w celu usprawnienia przepływu informacji o nowych dokumentach
Ułatwienie dostępu do dokumentów
Sposoby ułatwiania dostępu do dokumentów, których dane są w PDWD:
- Umieszczanie w PDWD linków do elektronicznych wersji dokumentów (jeśli są dostępne online)
- Tworzenie formularzy online do składania wniosków o udostępnienie dokumentów
- Opracowanie jasnych instrukcji dotyczących sposobu uzyskania dostępu do dokumentów
- Digitalizacja papierowych dokumentów w celu szybszego ich udostępniania
- Umożliwienie śledzenia stanu realizacji wniosku o udostępnienie dokumentu
Karta informacyjna
Informacje dotyczące prawidłowego wypełniania karty informacyjnej:
- Każdy dokument umieszczany w PDWD musi posiadać kartę informacyjną zgodną ze wzorem z rozporządzenia
- Karta informacyjna musi zawierać numer i nazwę dokumentu, datę jego sporządzenia oraz właściwy kod z klasyfikacji
- Dla każdego typu dokumentu (z 19 kategorii wymienionych w art. 21 ust. 2 u.i.o.ś) istnieje dedykowany wzór karty
- Należy wypełnić wszystkie obligatoryjne pola karty informacyjnej oznaczone gwiazdką (*)
- Nazwa dokumentu powinna być precyzyjna i zawierać kluczowe informacje identyfikujące dokument
- W kartach informacyjnych należy stosować ujednoliconą terminologię i format zapisu dat
- W polu "miejsce przechowywania dokumentu" należy podać dokładne dane adresowe jednostki organizacyjnej
- Jeśli dokument jest dostępny w formie elektronicznej, należy umieścić link do niego
- Należy stosować katalog tematyczny zgodny z załącznikiem do rozporządzenia, wybierając właściwe kategorie
- Data zamieszczenia w wykazie powinna być zgodna z faktyczną datą wprowadzenia danych
Przykład poprawnie wypełnionej karty informacyjnej:
Numer karty/rok: 1/2025
Rodzaj dokumentu: Wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach
Temat dokumentu: Ochrona powierzchni ziemi
Nazwa dokumentu: Wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach dla przedsięwzięcia polegającego na budowie zakładu produkcyjnego XYZ w miejscowości ABC
Data dokumentu: 15.03.2025 r.
Miejsce przechowywania dokumentu: Urząd Gminy w XYZ, ul. Przykładowa 1, 00-000 XYZ, Wydział Ochrony Środowiska, pokój 123
Dostępność dokumentu: http://bip.xyz.pl/dokumenty/srodowisko/wniosek_xyz_15032025.pdf
Data zamieszczenia w wykazie: 18.03.2025 r.
Uwagi: Do wniosku załączono kartę informacyjną przedsięwzięcia zgodnie z art. 62a u.i.o.ś.
Karta informacyjna - szczegółowy opis
Karta informacyjna zawiera zestawienie kilkunastu rodzajów danych służących identyfikacji opisanego w jej treści dokumentu, począwszy od jego nazwy własnej i rodzaju, przez wskazanie władz publicznych właściwych do jego przyjęcia i zatwierdzenia po wskazanie danych opisujących lokalizację karty, umożliwiające jej szybkie odnalezienie. Dane te mają ułatwić osobie zainteresowanej uzyskaniem informacji o środowisku i jego ochronie dotarcie do przedmiotowego dokumentu i uzyskanie wglądu doń w siedzibie władz publicznych.
Wzór karty informacyjnej określa załącznik do Rozporządzenia w sprawie PDWD. Karta składa się z 18 wierszy ulokowanych w trzech kolumnach:
- Numer karty/rok - Karty numerowane w sposób ciągły w danym roku niezależnie od tematu czy rodzaju dokumentu.
- Rodzaj dokumentu - Należy wpisać nazwę wskazanego rodzaju dokumentu zawierającego wyszukiwaną informację o środowisku i jego ochronie (np. wnioski o wydanie decyzji, decyzje, postanowienia, polityki, strategie, plany lub programy, raporty o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko, prognozy oddziaływania na środowisko, itd.).
- Temat dokumentu - Należy wpisać temat dotyczący wyszukiwanej informacji zgodnie z listą tematów (ochrona powietrza, ochrona wód, ochrona powierzchni ziemi, ochrona przed hałasem, itd.). Dla dokumentów obejmujących więcej niż jeden komponent środowiska należy wpisać wszystkie tematy objęte dokumentem.
- Nazwa dokumentu - Nazwa własna dokumentu strategicznego, nazwa własna decyzji, rodzajowa nazwa decyzji lub innego dokumentu.
- Zakres przedmiotowy dokumentu - Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu sprawy, wskazanie adresata decyzji lub wnioskodawcy, wskazanie lokalizacji instalacji lub planowanego przedsięwzięcia, czas (jeśli jest istotny).
- Obszar - Wskazanie zasięgu terytorialnego, którego dotyczy dany dokument (województwo, powiat, gmina).
- Znak sprawy - Znak nadany sprawie zgodnie z przepisami kancelaryjnymi. Należy wpisać "nie dotyczy", jeżeli dokument nie posiada znaku sprawy.
- Dokument wytworzył - Nazwa własna organu/władz publicznych i jednostka w strukturze wewnętrznej władz publicznych. W przypadku wniosków lub dokumentów wytworzonych na zlecenie - dane wnioskodawcy (z anonimizacją danych osobowych dla osób fizycznych).
- Data dokumentu - Data wydania dokumentu, data wpływu dokumentu do organu prowadzącego wykaz lub data aktualizacji dokumentu.
- Dokument zatwierdził - Należy wpisać "nie dotyczy", jeżeli dokument nie podlega procedurze zatwierdzenia. Wiersz wypełniany tylko gdy dokument podlega procedurze zatwierdzenia.
- Data zatwierdzenia dokumentu - Data zatwierdzenia dokumentu przez właściwy organ.
- Miejsce przechowywania dokumentu - Nazwa i siedziba podmiotu przechowującego dokument, a także dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej). Należy podać maksymalnie szczegółowe dane umożliwiające odnalezienie dokumentu.
- Adres elektroniczny zawierający odnośnik do dokumentu - Należy zamieścić odnośnik do adresu elektronicznego dokumentu (link powinien być hiperłączem).
- Czy dokument jest ostateczny - Opcja: tak/nie. Dotyczy "ostateczności" w rozumieniu przepisów KPA oraz faktu wejścia w życie uchwał.
- Numery kart innych dokumentów w sprawie - Powiązanie kart informacyjnych w danej sprawie. Należy wpisać "nie dotyczy", jeżeli w wykazie nie znajdują się inne karty dokumentów w tej samej sprawie.
- Data zamieszczenia w wykazie danych o dokumencie - Faktyczna data umieszczenia danych w PDWD (musi być tożsama z danymi zawartymi w metadanych w BIP). Zgodnie z art. 21 ust. 4 uuiś dane są zamieszczane w publicznie dostępnych wykazach w terminie 14 dni od dnia odpowiednio wytworzenia dokumentów albo przekazania ich władzom publicznym.
- Zastrzeżenia dotyczące nieudostępniania informacji - Podstawa prawna wyłączająca możliwość udostępnienia informacji oraz zakres, w jakim informacja podlega wyłączeniu od udostępnienia.
- Uwagi - Informacje dodatkowe dotyczące statusu, miejsca przechowywania lub formy dokumentu.
Przeszukiwanie PDWD
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia w sprawie PDWD układ wykazu umożliwia wyszukiwanie informacji przez wpisanie dowolnego wyrazu lub ciągu wyrazów, a także według następujących kryteriów:
- numer karty informacyjnej
- rok wydania dokumentu
- rodzaj dokumentu
- nazwa dokumentu
- temat dokumentu
- obszar, którego dokument dotyczy, zgodnie z podziałem administracyjnym kraju
Uwaga! PDWD musi stanowić aktywny zbiór, a nie pdf będący skanem papierowego wydruku.
Prowadzenie PDWD w BIP
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie BIP, strona podmiotowa BIP powinna zawierać menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie informacji o PDWD. Zaleca się wyodrębnienie w BIP zakładki "Publicznie dostępny wykaz danych zawierających informacje o środowisku i jego ochronie" lub podobnej, aby zapewnić łatwy dostęp do PDWD.
Skutkiem udostępnienia informacji w PDWD w BIP jest możliwość szybkiego uzyskania przez uprawnionego wglądu do dokumentu objętego kartą informacyjną - dokumenty te udostępnia się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku (art. 14 ust. 3 uuiś).
Zaniechanie prowadzenia PDWD
Zgodnie z art. 10 uuiś, "Władze publiczne wyznaczają osoby, które zajmują się udostępnianiem informacji o środowisku i jego ochronie". Pracownik władz publicznych zobowiązany do udostępniania informacji o środowisku, w tym prowadzenia PDWD, który zaniecha wprowadzania kart informacyjnych do wykazu, podlega odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa pracy lub przepisów ustawy, na podstawie której uzyskał zatrudnienie, mianowanie lub powołanie.
Przykłady częstych błędów w wypełnianiu kart informacyjnych:
- Nieprawidłowa kwalifikacja rodzaju dokumentu (np. uzgodnienie opisane jako "inny dokument" zamiast "postanowienie")
- Błędne określenie tematu dokumentu (np. dla programu ochrony środowiska wpisanie tylko "inne" zamiast wymienienia wszystkich komponentów środowiska)
- Niewłaściwe opisanie nazwy dokumentu (np. "DOKUMENT uzgadniający odstąpienie..." zamiast "postanowienie uzgadniające odstąpienie...")
- Wskazywanie danych osobowych urzędników w polu "Dokument wytworzył" (należy podawać dane organu, nie osoby fizycznej)
- Zbyt ogólne określenie miejsca przechowywania dokumentu, bez podania dokładnych danych kontaktowych
- Brak hiperłącza w polu "Adres elektroniczny zawierający odnośnik do dokumentu"